כללי הזהב להתנהגות בפגישה מקוונת

8	כללי הזהב להתנהגות בפגישה מקוונת

יחד נבטיח מרחב עבודה מקוון שהוא נעים, בטוח, נגיש ומכבד עבור כלל השותפים בקהילת האו"פ.

1.	ארגנו את המשרד (בחרו נקודת שידור)

הסביבה הביתית לא תמיד מתאימה לשמש משרד לפגישות. בחרו לכם פינת עבודה שקטה, ללא רעשי רקע, ודאו תקינות הציוד הטכנולוגי (מחשב, מיקרופון, מצלמה). הכינו מראש את כל החומרים הנחוצים לפגישה כדי להקל על מהלכה. רצוי להתחבר לפגישה כמה דקות לפני הזמן הנקוב כדי לוודא שהכל תקין (תוכלו לכבות מצלמה ורמקול עד לתחילת הפגישה).

.2	הציגו עצמכם באופן מכובד (הזדהו בשם והקפידו על ההופעה)

ודאו שהגדרת השם שלכם בזום נכונה, כדי שאפשר יהיה להכיר אתכם בשמכם. שמרו על הופעה מכובדת. הניסיון מראה כי לבוש מוקפד משפיע לחיוב על התחושה של המצולמים ומשפר את הביצועים. פרט לתחושת הנוחות שלכם, חשבו תמיד גם על נקודת המבט של הצופים והמשתתפים האחרים. ראו כאן המלצות נוספות.

3.	פתחו מצלמות (חשבו על הפריים)

לא נעים להיפגש עם מסכים שחורים. פתחו את המצלמות ואפשרו תקשורת ויזואלית (פנים אל פנים): חיוך, הנהון להסכמה, הנדת הראש לשלילה, מבט שמעיד על אי-הבנה ועוד. אפשר גם לכבות מצלמה מעת לעת, למשל אם נדרשים לפעילות אחרת או הולכים להביא משהו לשתות או לאכול. הציבו את המצלמה מולכם, בגובה הפנים. שימו לב שאין מאחוריכם מקור אור (אחרת הפנים יהיו חשוכות). מקמו את האור כך שיהיה מופנה לעברכם מקדימה. זכרו שהמצלמה קולטת את כל מה שנמצא בפריים. לכן, ודאו כי זו סביבה מכבדת. אפשר להחליף את הרקע המצולם ברקע וירטואלי של זום או ברקע של או"פ.

.4	נהלו את השימוש במיקרופון

סגרו את המיקרופון בתחילת הפגישה כברירת מחדל. בזמן דיבור של משתתף אחר כבו את המיקרופון, למניעת רעשי רקע והפרעות. מערכת הזום לא מאפשרת דיבור של כמה אנשים בעת ובעונה אחת, לכן אם רוצים לדבר, כדאי לבקש רשות (בצ'ט או בלחיצה על לחצן היד), ולא להתפרץ. כשאתם מסיימים לדבר, זכרו לכבות את המיקרופון. בפגישה רבת משתתפים, כדאי להיעזר ב- CO-HOST שיסייע בניהול רשות הדיבור ובפתיחה וכיבוי של המיקרופונים.

5.	הקפידו על שיח מכבד (בעל-פה ובצ'ט)

הקפידו על שיח מכבד וראוי זה עם זה. הימנעו מוויכוחים פרטיים או מהתבטאות שעלולה לפגוע באחרים, גם בעל-פה וגם בצ'ט הקבוצתי. המלצה זו נכונה תמיד, ובוודאי גם במרחב המקוון. זכרו, שבשונה מפגישה פיזית, את הצ'ט בזום אפשר לשמור כקובץ (למעשה כל המשתתפים יכולים לעשות זאת) והשיחה בעל פה מוקלטת לעתים.

.6	עדכנו את המשתתפים אם הפגישה מוקלטת

שמרו על פרטיות המשתתפים האחרים בפגישה. לא תמיד יש צורך להקליט אותה. אם החלטתם להקליט עדכנו את המשתתפים מיד עם תחילת הפגישה, בקשו את אישורם והסבירו למה נועדת ההקלטה ומה ייעשה איתה (למי, היכן, מתי היא תופץ).

7.	שימו לב למה שאתם משתפים

הכנת שולחן העבודה (Desktop) לפגישה היא חלק מהעניין. כדאי לפתוח מראש את מה שצריך להיות פתוח, לסגור את מה שצריך להיות סגור (למשל הדואר שלכם, או מסמכים אחרים שאתם עובדים עליהם). בהפעלת אפשרות השיתוף, שימו לב איזה מסך אתם משתפים, כדי לשמור על פרטיותכם.

.8	הכי חשוב: היו סבלניים וסובלניים

היו סבלניים לתקלות טכניות שעשויות להתרחש מעת לעת (במידת הצורך פנו למוקדי התמיכה). היו סובלניים לזולתכם. זכרו שלא כולם שולטים היטב בכלים הטכנולוגיים החדשים וייתכן שפגישה בזום מציבה אתגר קשה יותר עבור משתתפים מסוימים לעומת משתתפים אחרים. זכרו כי המשתתפים בפגישה עשויים להגיע מרקעים שונים ומתרבויות שונות – היו רגישים לכך, כדי שנוכל ליצור מרחב משותף, מכיל ומאפשר עבור כולם.